Tenir ses comptes sans comptable : la méthode des 15 minutes par semaine

Le statut d’auto-entrepreneur vous dispense de comptabilité au sens classique : pas de bilan, pas de compte de résultat, pas de livre journal, pas de liasse fiscale. Il vous demande une seule chose : pouvoir justifier vos encaissements, parce que c’est sur eux que l’impôt est calculé, et c’est sur eux que le plafond s’apprécie. Un registre des paiements reçus, avec les factures correspondantes, et vous êtes en règle. Ce registre se tient en quinze minutes par semaine, à condition de ne jamais sauter la semaine. Voici la routine, geste par geste, et ce qu’elle change au moment du trimestre.

La routine du vendredi, en quatre gestes

1. 1Enregistrer les encaissements de la semaine : qui a payé, combien, quand, par quel moyen (virement, espèces, chèque, carte, lien de paiement). Rattachez chaque paiement à sa facture. Un paiement partiel se note comme partiel ; une retenue à la source se note avec son montant.
2. 2Pointer les factures échues et non payées. Décidez pour chacune : relance, appel, ou rien encore. Le calendrier de relance se décide ici, pas dans l’urgence.
3. 3Noter les dépenses avec leur justificatif en photo. Elles ne réduisent pas votre impôt d’auto-entrepreneur, mais vous saurez ce que vous gagnez vraiment, et elles serviront le jour où vous créerez une société.
4. 4Regarder deux chiffres : le chiffre encaissé depuis janvier par rapport au plafond, et le montant à encaisser. Le premier dit où vous allez, le second ce qui vous est dû.

Pourquoi le vendredi

Parce qu’un paiement non enregistré pendant trois semaines devient une énigme : était-ce la facture 0041 ou la 0043 ? Un chèque de 4 000 DH ou de 4 500 ? À la semaine, tout est encore frais, le relevé bancaire est court, et les erreurs se corrigent en une minute. Et un vendredi, vous savez avec quoi vous partez en week-end. Le jour importe peu ; la régularité, oui.

Le trimestre devient une formalité

Si le registre est à jour, la déclaration trimestrielle se résume à lire un total : le chiffre encaissé sur le trimestre, par catégorie si vous avez une activité mixte, et l’impôt qui en découle (1 % pour les services, 0,5 % pour le commerce, l’industrie et l’artisanat). Vous reportez les montants sur le portail du registre national (rn.ae.gov.ma), ou au guichet de Barid Al-Maghrib, avant la fin du mois qui suit le trimestre : 30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier. Ce qui prend une journée à ceux qui reconstituent trois mois de relevés vous prend dix minutes.

Le trimestre à zéro

Aucun encaissement sur le trimestre ? La déclaration reste obligatoire, à zéro. L’oublier coûte des majorations et, à répétition, la radiation du registre. Mettez les quatre échéances dans votre agenda une fois pour toutes.

Ce qu’il faut garder, et combien de temps

• Toutes les factures émises, dans l’ordre de leur numéro, y compris les avoirs.
• Le registre des encaissements, avec la date, le montant et le moyen de paiement de chacun.
• Les justificatifs des espèces, qui attirent plus de questions que les virements : un reçu signé par le client est une bonne habitude.
• Les attestations de retenue à la source, s’il y en a.
• Les devis acceptés, qui prouvent la créance si une facture doit être réclamée.

Conservez l’ensemble plusieurs années ; dix ans est le réflexe prudent, c’est le délai de conservation des documents commerciaux. Un export CSV par an, archivé dans deux endroits (un disque chez vous, un espace en ligne), et vous êtes tranquille.

Les trois erreurs qui font perdre la routine

1. 1Mélanger compte personnel et compte professionnel. Un compte dédié, même sans statut bancaire particulier, divise le temps de pointage par deux.
2. 2Noter le chiffre facturé au lieu du chiffre encaissé. L’impôt et le plafond se calculent sur l’encaissé ; une facture impayée ne compte pas encore.
3. 3Reporter à « quand j’aurai le temps ». Le registre d’un trimestre reconstitué en avril contient toujours une erreur, et c’est souvent une facture encaissée en espèces qu’on a oubliée.

Et le comptable ?

Vous n’en avez pas besoin pour tenir ce registre. Vous pouvez en avoir besoin pour une question précise : un contrat avec une administration, une activité mixte à classer, le passage en société. Dans ce cas, un registre propre exporté en CSV lui fait gagner les heures qu’il vous aurait facturées. L’article Facturer sur Excel ou avec un logiciel explique à partir de quel volume le tableur ne tient plus ce registre correctement.